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マイナンバー 会社への提出方法 [マイナンバー 会社]

マイナンバーの会社への提出方法はどうすればいいのでしょうか?今日は美鈴の会社の例を紹介します。

ざっくり言うと
・会社からマイナンバー提出依頼のお知らせが来る。
・マイナンバーは本人以外にも、扶養家族の分も提出する。
・提出の時期は、年末調整の書類に記入するケースと、別途提出依頼の通知があるケースとある。
・マイナンバーは通知カードを提示するケースとコピーを提出するケースとある。
・給与が支払われる会社に提出する。派遣社員は派遣元に提出する。

会社にお勤めの方は、もう年末調整の書類の提出は済んだという方も多いのではないでしょうか?

今年の年末調整の書類にはマイナンバー(個人番号)記入欄がありますが、マイナンバー制度が適用されるのは来年の平成28年からなので、今年提出の分は記入の義務はありません。

美鈴の会社でも、年末調整の書類にはマイナンバーを書かなくて良いと言われました。

美鈴の場合、最近年末調整の書類とはまた別に、会社からマイナンバー提出の依頼がありました。
書面には、
●マイナンバーの利用目的
●提出していただきたいもの
●提出締め切り
●書類の保管体制
●提出方法
について書かれていました。

◆マイナンバーの利用目的は、
①給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
②税務届出事務
③雇用保険届出事務
④健康保険・介護保険・厚生年金保険・企業年金届出事務
⑤配当・剰余金の分配の支払調書作成事務
⑥退職金共済契約先に対する退職金請求事務

◆提出していただきたいもの
①社員(含む役員、嘱託、契約社員)
・マイナンバー通知カードの提示、及びその写し
・自動車運転免許証、又はパスポートの提示、及び写し
②扶養家族
・マイナンバー通知カードの提示、及びその写し

※補足
・美鈴の会社の本社は大阪にあり、美鈴は関東に住んでいるので、「提示及びその写し」の意味は、本社に勤めている人は提示で済み、美鈴は本社から離れている場所で働いているので、コピーを郵送するという意味です。
・自動車運転免許もパスポートも持っていない場合は、マイナンバーカードを取得してくださいとなっています。
・身分証明は原則顔写真付きとなっています。マイナンバーは番号の取得の際に、厳密な本人確認が必要なんですね。
・派遣社員の場合は、派遣元(テンプスタッフとか)への提出となるようです。

◆提出締め切り
美鈴の会社は12月28日に本社に届くように送るよう指示されました。マイナンバーカードを提出する場合は、来年速やかに取得し、取得後すぐ提出となっています。

◆提出書類の保管体制
①総務部を責任部署とし、事務取扱責任者と事務取扱担当者が取り扱うとなっています。
②マイナンバーの管理及び取り扱い区域は事務取扱責任者が定める制限された区域に限定。
③「特定個人情報取扱規則」が新設される。

※補足
美鈴の会社では、マイナンバーについての規則が新設される予定です。この中に、マイナンバー提出の拒否をした場合の処置についても定められるのでは?と思います。

◆提出方法
本社以外の場所で働いている人は、簡易書留郵便で、各自個別に総務部長まで送るとなっています。

※補足
マイナンバーはやはり、個人情報なので、代表者がまとめて郵送するのではなく、自分の分は自分で封筒に入れて封をし、郵送してくれという意味です。

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