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マイナンバーのコピーの保管はOK? [マイナンバー 会社]

社員から提示を受けたマイナンバーのコピーを保管しても良いのでしょうか?

マイナンバーが記載されたカードなどのコピーを保管するという法令上の義務はないそうです。

しかし、マイナンバーのコピーを保管することは可能とのこと。(コピーの保管を禁止されているわけではない)

コピーを保管する場合は、安全管理措置を適切に講ずる必要があるそうです。

つまり、紛失したり、盗難にあうなどのことがないように対策を講じる必要があるということですね。

美鈴の会社では、マイナンバーのコピーの保管は、
①総務部を責任部署とし、マイナンバーを取り扱う社員が限定されています。
②マイナンバーのコピーの保管場所は制限された区域に限定されています。

ちなみに、当たり前ですが、マイナンバーを管理する企業などは、厳格な管理が必要とのこと。万が一情報が漏れ、適切な対処をとらなかった場合、2年以下の懲役または50万円以下の罰金が課せられるそうです。

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たとえマイナンバーのコピーが手元にあるからといっても、目的以外の利用は法律で禁止されています。

法律で認められた者意外が個人番号をコピーすることは、法律で禁止されています。

不特定多数の人が閲覧できるような場所や、マイナンバー担当者が複数いるような管理の仕方は適切ではないと思います。

万が一、故意に漏えいしたり、悪用すると法律で厳罰に処せられます。

たとえ故意でなくても、紛失などをすると、番号を変更しなくてはならなくなったり、警察へ紛失届を出したりしなくてはなりませんし、社員との信頼関係も維持出来なくなってしまいますので、保管には細心の注意が必要です。

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