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源泉徴収票にマイナンバーは必要 [マイナンバー 会社]

源泉徴収票にマイナンバーは必要です。

2016年の源泉徴収票から様式が変更されています。

◆源泉徴収票のサイズ変更
今年の源泉徴収票から用紙の大きさが、「A6サイズ」から「A5サイズ」に変更となっています。

何故大きくなったかというと、記入する項目が増えたからなんですね。

↓平成28年の源泉徴収票
源泉徴収票.PNG

↓平成27年までの源泉徴収票
源泉徴収票2.PNG

◆マイナンバーの記載欄が追加
今年の源泉徴収票からマイナンバーの記入欄が追加されています。

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会社からマイナンバー提出を強制されたら拒否できる? [マイナンバー 会社]

会社からマイナンバーの提出を強制されたら拒否できるのでしょうか?

ざっくり言うと
●マイナンバーの記載は、法令で義務付けられている。
 ・会社は国や行政機関に提出する義務
 ・従業員は会社に提出する義務(※)
※内閣官房のホームページより

●マイナンバーの記載がなくても法令上の罰則はない
●マイナンバーの記載がなくても国は書類を受理しないということはない。
●就業規則でマイナンバーを強制するのは違法の可能性あり。
●会社の就業規則でマイナンバーを規定するのはグレーゾーン
●マイナンバー提出を拒否したのが理由の懲戒解雇、給与不払いは違法

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マイナンバーと扶養家族 [マイナンバー 会社]

マイナンバーと扶養家族について調べました。

会社務めをしている方は、家族を扶養に入れている方も多いですよね。

扶養控除とは、扶養家族がいる納税者の所得税が軽減されるわけですよね。

これからは、年末調整などで配偶者及び扶養親族のマイナンバーも記載が義務づけられます。ですので、適切な申告をしないといけないです。

きちんと扶養控除の適用の範囲内かどうかを確認する必要があります。

ちなみに年末調整で提出する「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」は、所得税以外に、住民税の申告書も兼ねています。

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2016年退社した会社からマインナンバー提出依頼。どうすればいい? [マイナンバー 会社]

2016年に退社(退職)した会社からマインナンバーの提出依頼が来たそうです。どうすればいいのかというお問い合わせをいただきました。

関連記事
所得税0円でもマイナンバー提出の義務はある?

ここに詳しく書いたのですが、
会社の立場としては、源泉徴収票を作成しなくてはならないんですね。

会社は、源泉徴収票を、税務署と退職した本人に提出しますよね。

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マイナンバーのコピーの保管はOK? [マイナンバー 会社]

社員から提示を受けたマイナンバーのコピーを保管しても良いのでしょうか?

マイナンバーが記載されたカードなどのコピーを保管するという法令上の義務はないそうです。

しかし、マイナンバーのコピーを保管することは可能とのこと。(コピーの保管を禁止されているわけではない)

コピーを保管する場合は、安全管理措置を適切に講ずる必要があるそうです。

つまり、紛失したり、盗難にあうなどのことがないように対策を講じる必要があるということですね。

美鈴の会社では、マイナンバーのコピーの保管は、
①総務部を責任部署とし、マイナンバーを取り扱う社員が限定されています。
②マイナンバーのコピーの保管場所は制限された区域に限定されています。

ちなみに、当たり前ですが、マイナンバーを管理する企業などは、厳格な管理が必要とのこと。万が一情報が漏れ、適切な対処をとらなかった場合、2年以下の懲役または50万円以下の罰金が課せられるそうです。

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マイナンバー 会社への提出方法
会社がマイナンバーを紛失した!
会社に提出したマイナンバーのコピーをなくされた!

たとえマイナンバーのコピーが手元にあるからといっても、目的以外の利用は法律で禁止されています。

法律で認められた者意外が個人番号をコピーすることは、法律で禁止されています。

不特定多数の人が閲覧できるような場所や、マイナンバー担当者が複数いるような管理の仕方は適切ではないと思います。

万が一、故意に漏えいしたり、悪用すると法律で厳罰に処せられます。

たとえ故意でなくても、紛失などをすると、番号を変更しなくてはならなくなったり、警察へ紛失届を出したりしなくてはなりませんし、社員との信頼関係も維持出来なくなってしまいますので、保管には細心の注意が必要です。

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会社がマイナンバーを紛失した! [マイナンバー 会社]

会社に提出したマイナンバーを紛失されたという苦情が増えているそうです。

ある人は、会社に提出したマイナンバー通知カードの写しと家族の委任状を紛失され、再提出を求められたそうです。

またある人は、会社から「コピーではだめ」と言われ、マイナンバー通知カードを自分と家族の分を提出したが、紛失されたそうです。

マイナンバーを紛失したら悪用される?

過去にも、1月下旬に横浜市の小学校で教職員とその家族のマイナンバーと個人情報を事務員が駅で紛失するという事件がありました。

この時の女性事務員の処分については「県警などとも相談している最中。紛失が故意であるか、過失であるかも含めて分からないので、詳細は決まっていない」とのことで、教職員とその家族のマイナンバーの番号は、新しい番号に変更したようです。

このように今、マイナンバーの紛失や、番号の流出などのトラブルが相次いでいるとのことです。

国はトラブルの全容を把握しておらず、マイナンバーの番号変更の判断は市区町村に任せているそうです。

国の個人情報保護委員会などが厳重な管理を呼びかけているとのこと。

◆会社にマイナンバーを紛失されたらやるべき事
・マイナンバーカードの場合は、カードの機能を止める。
↓マイナンバーコールセンターに電話してください。
マイナンバーの問い合わせ一覧

・マイナンバー通知カードを紛失された場合
マイナンバーを紛失!再発行できる?

・マイナンバーのコピーを紛失された場合
会社に提出したマイナンバーのコピーをなくされた!

ちなみに、当たり前ですが、マイナンバーを管理する企業などは、厳格な管理が必要とのこと。万が一情報が漏れ、適切な対処をとらなかった場合、2年以下の懲役または50万円以下の罰金が課せられるそうです。

マイナンバーを収集した側は、故意の漏えいや悪用をした場合には厳罰に処せられます。(マイナンバーを漏えいしたものは、懲役最高4年、会社にも罰則が処せられます)

↑上記の「会社からマイナンバーの再提出要請があった人」の場合は、納得がいかないと怒っていらっしゃいました。

その場合、再提出の条件として、2度と紛失がないよう、具体的な対策方法を会社から提示してもらってはどうでしょうか?

↓マイナンバーが含まれる個人情報(特定個人情報)の取扱いに関する苦情を受け付けてくれます
個人情報保護委員会 苦情あっせん相談窓口
TEL : 03-6457-9585(2016年3月22日~)
受付時間 : 土日祝日及び年末年始を除く 9:30~17:30

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会社に提出したマイナンバーのコピーをなくされた!
マイナンバーを紛失!再発行できる?

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会社に提出したマイナンバーのコピーをなくされた! [マイナンバー 会社]

会社に提出したマイナンバーのコピーをなくされたという方がいらっしゃるようです。
総務部のマイナンバー担当者が社員のマイナンバーのコピーを紛失してしまったということでしょうか?

マイナンバーを紛失したら悪用される?

解決方法としましては、
コピーとはいえ、マイナンバーは個人情報なので、誰の手に渡るか分かりませんよね。
ですので、警察に遺失届を出したほうがいいと思います。

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マイナンバーを紛失!再発行できる?
↑こちらにマイナンバーを紛失した場合の対処方法を書いています。読んでみてください。

ただ、↑はマイナンバー本体を紛失してしまった場合なので、今回のようにコピーを紛失してしまった場合は、どうすれば良いのか美鈴には分かりません。

やった方がいいこと
●警察に問い合わせて、遺失届を出した方がいいかどうか確認する。
警察はお住まいの最寄りの交番や警察署、駐在所でOKです。

●住民票の届け出のある市区町村のマイナンバー担当部署に番号を変更出来るかどうか確認する。
どこに電話すればいいかわからなければ、市区町村の代表電話やコールセンターに電話すればいいと思います。

※マイナンバーの番号は自由に変更することはできませんが、マイナンバーが漏えいして不正に用いられる恐れがあると認められた場合に限り、本人申請または、市区町村長の職権により変更することができます。

ちなみに、当たり前ですが、マイナンバーを管理する企業などは、厳格な管理が必要とのこと。万が一情報が漏れ、適切な対処をとらなかった場合、2年以下の懲役または50万円以下の罰金が課せられるそうです。

↓マイナンバーが含まれる個人情報(特定個人情報)の取扱いに関する苦情を受け付けてくれます
個人情報保護委員会 苦情あっせん相談窓口
TEL : 03-6457-9585(2016年3月22日~)
受付時間 : 土日祝日及び年末年始を除く 9:30~17:30

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マイナンバー 会社としての義務はあるの? [マイナンバー 会社]

マイナンバー(個人番号)を従業員から収集することに関して会社としての義務はあるんでしょうか?現時点での(法律と言うのは変わる可能性があるので)調べた内容を書いてみたいと思います。

ざっくり言うと
●マイナンバーの記載は法令で義務付けられている。
●従業員からマイナンバーの提出を拒否されても、説得の経過を記録し、義務違反でないことを明確にする必要がある。
●マイナンバーの記載がなくても法令上罰則はない。
●マイナンバーの記載がなくても国は書類を受理しないということはない。

内閣官房ホームページから
従業員等がマイナンバーの提供を拒んだ場合は、法令で定められた義務であることを説明し、提供を求めるようにと書いています。それでも拒否された場合は、書類の提出先の機関の指示に従うようにと書かれています。

主な提出先として、国税庁と厚生省へのリンクが貼っています。

国税庁のホームページから
番号制度概要に関するQ&A
「個人番号・法人番号の記載は、法律(国税通則法、所得税法等)で定められた義務ですので、正確に記載した上で提出をすること」

Q2-3-1
番号法整備法や税法の政省令の改正により、マイナンバーの記載が義務付けられているようです。

Q2-3-2
申告書等にマイナンバーを記載していないからといって税務署が書類を受理しないということはないそうです。

Q2-3-3
マイナンバーの記載がない場合や、誤りがある場合の罰則の適用はないようです。罰則規定は、税法上設けられていない。

源泉所得税関係に関するQ&A
Q-1-18
従業員からマイナンバーの提出を拒否された場合、記載は法令で定められた義務であることを従業員に説明し、提供を求めること。それでも拒否される場合は、提供を求めた経過等を記録、保存することで義務違反でないことを明確にしておく必要があるようです。

これは平成28年度提出分からで、平成27年に提出する分については記載の義務はありません。

Q1-21
マイナンバーを記載しなかった場合の罰則はないが、記載は法令で定められた義務なので記載を求めるようにと書いています。

↓政府広報オンラインQ&Aより

提供を求めた経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。

厚生労働省のホームページから
雇用保険
「番号法第14条1項」「番号法施行令第12条」「番号法16条」などにより、従業員からマイナンバーの収集・本人確認をし、記載の上書類を提出する義務があるようです。

労災保険
「番号法第14条」「番号法9条別紙第1」などにより、労働基準監督署は本人からマイナンバーの収集、利用が可能と書いています。

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マイナンバーを会社に提出する義務はある? [マイナンバー 会社]

マイナンバー(個人番号)を会社に提出しなければならない義務は法律で定められているのでしょうか?現時点での(法律と言うのは変わる可能性があるので)調べた内容を書いてみたいと思います。

ざっくり言うと
●マイナンバーの記載は法令で義務付けられている。
●マイナンバーの記載がなくても法令上罰則はない。
●マイナンバーの記載がなくても国は書類を受理しないということはない。
●会社の就業規則で、マイナンバー提出を強制する事は出来ない。
●マイナンバー提出を拒否したのが理由の懲戒解雇、給与不払いは違法。

内閣官房ホームページから
従業員等がマイナンバーの提供を拒んだ場合は、法令で定められた義務であることを説明し、提供を求めるようにと書いています。それでも拒否された場合は、書類の提出先の機関の指示に従うようにと書かれています。

例えば、国税庁のホームページには罰則規定は、税法上設けられていないと書いています。

◆会社は何故マイナンバーを収集するのか?
会社は従業員に対して、労働の対償として給与の支払いや福利厚生を提供しますよね。この給与の支払いや福利厚生は「社会保障と税」という区分でマイナンバー法(2015年10月5日に施行)に該当するんですね。

ですので、マイナンバーの記載の義務というのは厳密に言うと、個人と会社の両方にあるんですね。会社として書いて書類を国に提出する義務(代理で提出する義務)があるので、教えてくれと言っているわけなんですね。

従業員がマイナンバーの提出を拒否するということは、会社としての義務を果たせない(法令違反)ことになります。

※追記
たとえ会社の就業規則でも、マイナンバー提出を強制することは出来ないそうです。

厚生労働省のホームページには、マイナンバーの提出を拒否したのが理由の会社からの懲戒解雇や給与不払いなどの不当な扱いは、労働関係法令に違反または民事上無効となる可能性があるとしています。

職場で起きた労働問題は、都道府県労働局や、労働基準監督署内に設置されている総合労働相談コーナーに相談してくださいとのことです。

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マイナンバー 会社への提出方法 [マイナンバー 会社]

マイナンバーの会社への提出方法はどうすればいいのでしょうか?今日は美鈴の会社の例を紹介します。

ざっくり言うと
・会社からマイナンバー提出依頼のお知らせが来る。
・マイナンバーは本人以外にも、扶養家族の分も提出する。
・提出の時期は、年末調整の書類に記入するケースと、別途提出依頼の通知があるケースとある。
・マイナンバーは通知カードを提示するケースとコピーを提出するケースとある。
・給与が支払われる会社に提出する。派遣社員は派遣元に提出する。

会社にお勤めの方は、もう年末調整の書類の提出は済んだという方も多いのではないでしょうか?

今年の年末調整の書類にはマイナンバー(個人番号)記入欄がありますが、マイナンバー制度が適用されるのは来年の平成28年からなので、今年提出の分は記入の義務はありません。

美鈴の会社でも、年末調整の書類にはマイナンバーを書かなくて良いと言われました。

美鈴の場合、最近年末調整の書類とはまた別に、会社からマイナンバー提出の依頼がありました。
書面には、
●マイナンバーの利用目的
●提出していただきたいもの
●提出締め切り
●書類の保管体制
●提出方法
について書かれていました。

◆マイナンバーの利用目的は、
①給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
②税務届出事務
③雇用保険届出事務
④健康保険・介護保険・厚生年金保険・企業年金届出事務
⑤配当・剰余金の分配の支払調書作成事務
⑥退職金共済契約先に対する退職金請求事務

◆提出していただきたいもの
①社員(含む役員、嘱託、契約社員)
・マイナンバー通知カードの提示、及びその写し
・自動車運転免許証、又はパスポートの提示、及び写し
②扶養家族
・マイナンバー通知カードの提示、及びその写し

※補足
・美鈴の会社の本社は大阪にあり、美鈴は関東に住んでいるので、「提示及びその写し」の意味は、本社に勤めている人は提示で済み、美鈴は本社から離れている場所で働いているので、コピーを郵送するという意味です。
・自動車運転免許もパスポートも持っていない場合は、マイナンバーカードを取得してくださいとなっています。
・身分証明は原則顔写真付きとなっています。マイナンバーは番号の取得の際に、厳密な本人確認が必要なんですね。
・派遣社員の場合は、派遣元(テンプスタッフとか)への提出となるようです。

◆提出締め切り
美鈴の会社は12月28日に本社に届くように送るよう指示されました。マイナンバーカードを提出する場合は、来年速やかに取得し、取得後すぐ提出となっています。

◆提出書類の保管体制
①総務部を責任部署とし、事務取扱責任者と事務取扱担当者が取り扱うとなっています。
②マイナンバーの管理及び取り扱い区域は事務取扱責任者が定める制限された区域に限定。
③「特定個人情報取扱規則」が新設される。

※補足
美鈴の会社では、マイナンバーについての規則が新設される予定です。この中に、マイナンバー提出の拒否をした場合の処置についても定められるのでは?と思います。

◆提出方法
本社以外の場所で働いている人は、簡易書留郵便で、各自個別に総務部長まで送るとなっています。

※補足
マイナンバーはやはり、個人情報なので、代表者がまとめて郵送するのではなく、自分の分は自分で封筒に入れて封をし、郵送してくれという意味です。

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